Загрузка...
Загрузка... Пн.— Пт. с 9:00 до 18:00

Как мы организовали работу в студии и избавились от стикеров на мониторах

Время на чтение: 6 минут

— Петя, ну ты когда закончишь настройку Директа?
— Еще минут 30, я тут договор правлю, Алёна просила.
— Хорошо, завтра отчет сделай Ивану Ивановичу. И разберись с поехавшей вёрсткой на Сафари.
— Да-да, сделаю! (*клеит стикер на монитор*)

Организация работы по-старинке

Любая маленькая компания ненавидит бюрократию, бумажки, регламенты. Когда в офисе меньше человек, чем пальцев на руках, корпоративные порталы — диковинка. Работа завязана на электронной почте и эксельках, реже подключаются простые таск-менеджеры с гуглдоками. Основные процессы строятся на планерках и устном общении в течение дня.

В ряде проектов специалист до 50% рабочего времени уделяет взаимодействию с заказчиком. Если задач много, а ответственных со стороны клиента больше одного, почта трещит по швам.

Типовые проблемы, которые причиняли боль и ломали процессы:

  • Неадекватно указана тема сообщения
    Чтобы понять задачу, открываешь всю переписку. И хорошо, если в теме есть хоть какие-то триггеры, скажем «Тема: контекстная реклама», а если такой вариант: «Тема: (очистить тему)»?

  • Разные задачи сваливаются в одну переписку
    Кто-нибудь обязательно «сорвется» и в цепочке писем «Согласовываем список запросов для рекламы» спросит: «Коллеги, можете выслать акты за продвижение в феврале? Бухгалтерия не получила». Так зарождается хаос.

  • Невнимательность при групповом обсуждении
    Кто-то забывает нажать кнопку «Ответить всем», и важные лица выпадают из переписки. Проблема вскрывается поздно — время потеряно бездарно.

  • Минимальный функционал для управления задачей
    Как понять, какой срок сдачи? Кто ответственный, а кто соисполнитель? Какой уже прогресс по задаче? Информация либо в голове, либо в блокноте.


Не подумайте, что беспощадные email-переписки присущи только крохотному бизнесу. Крупные, очень крупные компании продолжают так вести дела.

В штате люди-оркестры, а в головах ворох задач с приоритетом «срочно» и дедлайном «завтра». Мы отказались от этого стресса, поменяв подход.

Организация работы 2.0

Мы используем Битрикс24 — это рабочая среда, объединяющая:

  • CRM
  • телефонию
  • управление задачами
  • мессенджер
  • хранилище документов

Представьте Битрикс24 как маленькую социальную сеть внутри компании с бизнес-инструментами.

Каждый использует единый инструментарий

Если один ведет задачи в Wunderlist, другой в Trello — они словно работают в разных компаниях. Отвлекаются на переговоры чаще, работают хуже.

Всё уже синхронизировано

Задачи, телефония и CRM переплетаются. Вы видите, как дела у Аркадия Афанасьевича, когда и по какому вопросу с ним общались сотрудники, и, главное, сколько он принёс денег в этом месяце.

Легкость погружения в «облако»

Достаточно выучить 1 интерфейс, а не 3-4 разных. Мы приобрели облачный Битрикс24. Если Кирилл приболел, то подключается и работает из дома. Он не докучает коллегу звонками: «Петя, сбрось с моего рабочего стола коммерческое для «Ромашки». Кстати, а что вообще там из срочного делать, начальник говорил?»

Экстранет

Битрикс24 также хорош, когда управленческая кухня не ограничивается сотрудниками студии. В Aberix мы оцениваем масштаб проекта и если ощущаем, что почтовая переписка только усложнит работу, подключаем в Битрикс24 ответственных со стороны заказчика. Перед глазами план: что, в какой месяц и в каком объеме мы делаем.

Конец праздной офисной жизни

Всё, что меняет привычный уклад жизни — бесит. Даже если ты понимаешь пользу, инстинктивно брыкаешься. Битрикс24 тот самый нарушитель зоны комфорта. В Абериксе сотрудник просто не возьмет в работу задачу, если ее нет в корпортале. Более того, можно отклонить задачу, если она не содержит всех данных, необходимых для выполнения.

Пример. Иду по коридору, встречаю коллегу, он с вопросом:

— Саша, я позавчера подготовил гуглдок с техническим аудитом «Ромашки», но не разобрался по части роботс. Посмотришь?
— (*как бы отвертеться быстрее*) Да, гляну.

Через неделю.

— Саша, ты посмотрел роботс? Мне кажется, что у нас что-то поломалось, целый раздел выпал из индекса.
— 0_о

Это «туалетное делегирование»: поймать задумчивого руководителя/коллегу и перекинуть головную боль на него. Задача повисает в воздухе, ответственный и срок выполнения трансформируются во что-то абстрактное.

Еще пример. Ставлю задачу программисту: «Требуется доработать форму обратного звонка, чтобы при успешной отправке событие улетало в веб-аналитику. Сайт romashka.ru» Программист работает по спринту (о нашем подходе к разработке напишу отдельную статью), доходит до моей задачи и пишет:

— Саша, нужны доступы к сайту.
— Точно, забыл, щас запрошу у заказчика.


Начинается кутерьма с поиском доступов, ответственное лицо в отпуске, послезавтра включаем рекламу, а цели не размечены.

Постановщик не предоставил всю информацию, а исполнитель принял неполноценную задачу. Кто виноват? В нашей парадигме — последний. Правильно было на этапе оценки задачи запросить всю вводную и работать по накатанной, а не ставить Сашу перед неудобным фактом. При использовании Битрикса24 ущерб от таких проблем минимален. Данных недостаточно? Задача не оценена? Она не идет в работу.

Такой подход дисциплинирует обе стороны и снижает процент форс-мажоров. Клиент получает отгрузки вовремя.

Нивелируем хаос за 0 руб.

Внедрять новое сложно: нет гарантии, что приживется. Нет гарантии, что получите тот функционал, который вам нужен. И еще масса других возражений.

1С-Битрикс предлагает бесплатную версию на 12 сотрудников. Попробуйте и решите: снизит ли это управленческий хаос? Уверен, что живой тест продукта лучше видюшек на Ютубе.

Наш опыт работы с корпоративным порталом я бы назвал положительным. Сотрудник-скептик спустя месяц уверенно жмет на кнопки корпортала. Через полгода не представляет, как иначе управлять ежедневным хаосом из проектов и задач. Меня не заставишь работать по-старинке с электропочтой, которая ломится от писем с заголовками: «Re: Re: Re: Re: Re: ядро запросов для Ромашки». К хорошему быстро привыкаешь.

Если уже пользовались Битрикс24 и не сложилось, то напишите в комментариях, что пошло не так?

Мы приготовили ещё кое-что интересное

Все статьи блога